Mieux connaître… les contrats.
Document réalisé par le Bureau national de ReAGJIR avec la contribution de FIDUCIAL Expertise
Version initiale – Décembre 2018
Introduction
Pré-Requis
Les différentes formes d’exercice / L’exercice mono professionnel / L’exercice pluri professionnel
La mise en commun de moyens / La Société Civile de Moyens (SCM)
L’environnement juridique de l’exercice médical / L’acquisition d’un cabinet médical / Les locaux professionnels / Les salariés non médecins / Les prestataires / Le Règlement Général de Protection des Données personnelles (RGPD)
Conclusion
Au terme de ses études médicales, le jeune médecin est prêt à soigner des patients et a peut-être déjà une idée de comment il souhaite exercer son métier. Les conditions de remplacement, d’installation, d’accords entre praticiens de même profession ou entre praticiens de professions différentes (autres professionnels de santé) doivent être écrits au sein d’un acte juridique que l’on appelle contrat.
Les jeunes médecins découvrent alors un monde qu’ils connaissent peu, dont ils ne maîtrisent pas les codes, le monde des réglementations juridiques et fiscales.
L’objet de ce guide est de rendre ce monde plus familier, de vous aider à parcourir le chemin de l’exercice de votre profession avec quelques notions de base, vous permettre de vous entourer des bons professionnels.
Ce guide regarde le monde juridique comme une boite à outils dans laquelle vous allez chercher et trouver l’outil (contrat) qu’il vous faut pour construire les différentes étapes de votre vie professionnelle.
> Qu’est-ce qu’un contrat ?
Un contrat est un accord de volonté entre différentes parties, destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations.
Il doit avoir une cause et un objet. Cet objet doit être conforme aux « bonnes mœurs et à l’ordre public ». C’est à dire que les termes du contrat doivent respecter la loi.
> Qu’est-ce qu’une société ?
C’est un contrat par lequel plusieurs personnes s’associent en vue de réaliser un profit, par l’exercice d’une activité définie au contrat.
Pour les sociétés de droit, le contrat est appelé statuts.
>> La société de droit
C’est une société répondant aux conditions de formes posées par la loi qui lui est applicable.
Elle est publiée et immatriculée au registre du commerce et des sociétés, même si son objet n’est pas commercial, par exemple une société de médecins est immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’immatriculation lui confère la personnalité morale, faisant d’elle une personne – non physique – de droit, pouvant par son dirigeant (gérant ou président selon la forme) accomplir des actes civils ou de commerce et agir en justice.
>> La société de fait ou en participation
On appelle société de fait ou en participation, une association aux termes d’un contrat, qui ne revêt pas la forme d’une société de droit et qui n’est pas publiée (annonce légale dans un journal habilité), ni immatriculée au registre du commerce et des sociétés mais qui fonctionne comme une société dans les faits.
C’est le cas du contrat d’exercice conjoint avec partage d’honoraires.
> Qui peut rédiger un contrat, des statuts de société ?
Toute personne peut rédiger un contrat ou des statuts pour soi-même car les statuts de société sont des actes sous seing privé. Cependant il faut veiller à respecter les règles de rédaction du contrat.
Sont autorisés à rédiger des contrats pour les autres : les avocats, les huissiers, les notaires. Les experts-comptables sont également autorisés à rédiger un contrat uniquement si cela est accessoire d’une mission comptable qu’il exerce pour le professionnel.
> Les obligations
La rédaction des contrats et statuts de société doivent respecter des règles de rédaction et de contenu qui sont définies par la loi.
Pour les contrats les plus souvent utilisés voici les références qui portent la loi :
- Le Code civil qui veut que tout contrat ait fait l’objet d’une négociation de bonne foi, que le consentement de chaque partie ne soit entaché d’aucun vice tel qu’erreur, violence (pistolet sur la tempe) ou dol (tromperie), que les contrats soient exécutés de bonne foi et ne puissent être modifiés que d’un commun accord et par écrit.
- Le Code de la Santé publique et le Code de Déontologie médicale (qui est intégré au Code de la Santé publique) qui interdisent tout acte de compérage entre praticiens (partage d’honoraires en dehors des structures ci-après), ou de dichotomie (partage d’honoraire entre médecins et non médecins) ; et qui obligent de soumettre au Conseil de l’Ordre des médecins tout acte et convention intervenant entre médecins à raison de leur exercice professionnel.
- Le Code du Travail et les conventions collectives pour les relations entre médecin salarié et médecin employeur (collaborateur salarié), comme entre médecin et les salariés du médecin (secrétaire).
Tous les contrats qui concernent les médecins doivent être portés à la connaissance du Conseil départemental de l’Ordre des médecins.
Le Conseil national de l’Ordre des médecins propose de nombreux contrats types qu’il est possible de modifier en fonction de son cas particulier.
https://www.conseil-national.medecin.fr/groupe/33/tous
Les différentes formes d’exercice
L’exercice mono professionnel
> Le remplacement
>> Le remplaçant classique
Il y a remplacement lorsqu’un médecin libéral installé suspend provisoirement son activité (vacances, maternité, formation, maladie) et la confie à un confrère.
Le contrat de remplacement est obligatoire à peine de nullité.
Cela signifie que si aucun contrat n’existe :
– en cas de désistement de l’une ou l’autre des parties avant le remplacement (médecin installé ou remplacement), il n’y a aucun recours, donc aucun moyen de défense ;
– en cas de litige pendant ou après le remplacement, là encore aucun recours juridique.
Le contrat a pour objet de fixer les droits et obligations réciproques du remplacé et du remplaçant, notamment les conditions matérielles et financières.
Le médecin remplaçant est médecin de plein exercice.
Il exerce en qualité de médecin libéral soumis aux mêmes obligations comptables et fiscales que le médecin installé.
>> L’assistant et l’adjoint
Le médecin assistant intervient dans un contexte exceptionnel.
Ce statut est prévu si les besoins de santé publique l’exigent, en cas d’afflux exceptionnel de population ou lorsque l’état de santé du médecin installé le justifie.
Donc le médecin installé et le médecin assistant peuvent travailler en même temps.
Le médecin assistant doit avoir soutenu une thèse de doctorat en médecine.
Le médecin assistant utilise les feuilles de soins et les ordonnances du médecin installé. Ils établissent un contrat et demandent une autorisation au Conseil départemental de l’Ordre des médecins.
Le médecin adjoint intervient dans les mêmes conditions que le médecin assistant cependant il n’a pas soutenu la thèse de doctorat.
Il peut être interne en médecine ou remplaçant mais doit remplir les conditions de délivrance par le Conseil départemental de l’Ordre des médecins d’une licence de remplacement.
Ces circonstances exceptionnelles d’afflux de population peuvent être, par exemple, dans une station de ski, une station balnéaire ou dans un territoire souffrant d’un départ inopiné d’un ou plusieurs médecins à l’origine d’un déséquilibre aigu entre le nombre de médecins sur ce territoire et la taille de la population.
> L’installation
>> La collaboration
>>> La collaboration libérale
Il s’agit d’un acte contractuel par lequel un praticien confirmé met à la disposition d’un confrère les locaux et le matériel nécessaires à l’exercice de la profession ainsi que généralement, une partie de la patientèle actuelle ou future.
Il est obligatoire et doit être écrit à peine de nullité.
Il a pour objet de fixer les droits et les obligations réciproques du titulaire et du collaborateur.
Les relations entre les médecins sont définies au contrat.
Le statut juridique et fiscal du médecin est celui de travailleur indépendant imposé selon les règles applicables aux bénéfices non commerciaux (BNC).
>>> La collaboration salariée
Le médecin collaborateur salarié est le salarié d’un médecin ou d’une structure hospitalière qui s’attache ses services.
Le contrat est un contrat de travail régi par les dispositions du Code du Travail (durée du travail, lieu de travail, congés payés, salaire, rupture).
Sauf le respect des principes du Code de la Santé publique et du Code de Déontologie concernant l’exercice médical, le lien qui unit le médecin salarié et le médecin employeur est un lien de subordination.
Le médecin collaborateur salarié perçoit une rémunération qui est un salaire et relève du régime général de la sécurité sociale. Sur le plan fiscal il est imposé dans la catégorie des traitements et salaires. Il n’a pas d’obligation comptable déclarative.
>> L’exercice en groupe
>>> Le contrat d’exercice conjoint
Ce contrat a pour objet d’organiser l’exercice en commun de praticiens ; il consiste en la mise en commun de moyens, sans constitution de société afin de faciliter leur exercice professionnel.
Le partage est limité aux dépenses, il n’y a pas de mise en commun des honoraires ou de la patientèle.
Aucune formalité d’enregistrement n’est imposée.
Le contrat organisera les modalités d’exercice sur le plan du fonctionnement du cabinet (horaires d’ouverture, utilisation des locaux, rendez-vous, congés, absences …).
Ce contrat est également appelé contrat d’association.
Il existe des situations où un contrat d’exercice conjoint est rédigé avec partage d’honoraires. Chaque médecin réalise alors les actes sur sa patientèle propre, encaisse ses honoraires sur un compte commun entre les médecins exerçant conjointement. Le contrat fixe les règles de répartition des honoraires et partage des frais.
Fiscalement, il est établi une déclaration commune dite de société de fait, puis chaque médecin établit sa propre déclaration pour la quote-part de bénéfice lui revenant.
Cette situation doit rester exceptionnelle, il est important de structurer dans ces cas-là une société pour éviter les contentieux ultérieurs.
>>> Exercer en société
Créer une société consiste à donner naissance à une nouvelle personne juridiquement distincte des associés fondateurs, que l’on nomme « personne morale ».
Le choix du statut de l’entreprise dépend du type d’activité professionnelle qui y sera exercée, mais également les besoins de financement, le montant des investissements, les associés…
Il n’est pas possible d’apporter une réponse générale quant au choix du type de structures à adopter.
Toutefois, des éléments objectifs peuvent permettre de faire un choix éclairé.
Toutes les sociétés, quelles qu’elles soient, disposent de statuts. Il s’agit de dispositions conventionnelles qui règlent d’une part, les rapports entre les membres associés des sociétés et d’autre part les rapports des associés à l’égard des tiers via cette personne morale qu’ils ont créée.
La classification des entreprises peut s’opérer selon la distinction entre les sociétés de personnes et les sociétés de capitaux.
Pour comprendre les conséquences juridiques et fiscales attachées à cette distinction, il convient d’appréhender chacune des deux catégories.
Une société de personnes est une société constituée intuitu personæ, c’est-à-dire en considération de la personne même des associés.
Ainsi, les conséquences juridiques découlant du choix d’une société de personnes sont multiples :
- Un contrôle de l’entrée des associés dans le capital : le choix de l’associé est donc le critère déterminant.
- Une forte responsabilité des associés :en effet, par rapport aux autres sociétés, les sociétés de personnes engendrent une responsabilité indéfinie et solidaire des dettes sociales.
- Un bénéfice imposé directement entre les mains des associés, et proportionnellement aux droits possédés par ces derniers.
- Les sociétés de personnes ne sont pas imposées sur leur résultat mais ce sont leurs associés qui le sont pour la quote-part de résultat leur revenant. Ils doivent donc effectuer une déclaration BNC en plus de celle de la société.
- Régime fiscal des sociétés de personnes : l’Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques (IRPP).
Les sociétés civiles relèvent de plein droit du régime des sociétés de personnes.
Une société de capitaux est une société, généralement commerciale, qui est constituée en considération des capitaux apportés par les associés.
Dans cette hypothèse, la prééminence est donnée aux capitaux investis plus qu’aux personnes associées.
En ce sens, les conséquences juridiques et fiscales sont les suivantes :
- Une responsabilité limitée pour les actionnaires : l’actionnaire n’est responsable des dettes de l’entreprise que dans la limite du montant de l’apport qu’il a effectué. C’est un gage eu égard à la protection du patrimoine personnel.
- Une grande liberté dans la cession des titres : il en résulte que dans les sociétés de capitaux, la cession de titres est en principe libre (contrairement aux sociétés de personnes dans lesquelles la cession de titres suppose une procédure d’agrément).
- Le résultat bénéficiaire est imposé au niveau de la structure elle-même et pourra, par la suite, faire l’objet d’une distribution (sous forme de dividendes notamment). Les dividendes seront à leur tour imposés mais cette fois, au niveau de l’actionnaire bénéficiaire. Les associés sont alors imposés sur les rémunérations versées par la société. Ils n’ont pas de comptabilité à tenir mais leur déclaration de revenus à souscrire.
- Régime fiscal des sociétés de capitaux : impôt sur les sociétés (IS).
Les sociétés de capitaux type Société d’Exercice Libéral (SEL) sont faites – en principe – pour les pratiques de médecine ayant besoin de mobiliser des capitaux et de souscrire des emprunts.
La responsabilité limitée protège les associés.
Le choix de la structure dans laquelle exercer doit cependant relever de l’appréciation et de l’analyse faite par un spécialiste du droit et / ou de la comptabilité afin que l’ensemble des aspects juridiques et fiscaux soient envisagés au mieux pour le praticien (fiscalité personnelle ? endettement ? taux de l’impôt sur les sociétés ?).
Parmi les SEL, il existe les SELARL (Société d’Exercice Libéral À Responsabilité Limitée), les SELARL-U (Unipersonnelle), les SELAFA (Société d’Exercice Libéral À Forme Anonyme), les SELAS (Société d’Exercice Libéral par Action Simplifié), les SELAS-U (Unipersonnelle).
L’exercice pluri professionnel
> Société Interprofessionnelle de Soins Ambulatoires : SISA
La SISA a été créée en 2011 pour permettre aux structures d’exercice coordonné pluri-professionnelles de percevoir collectivement des subventions dans un cadre juridique et fiscal sécurisé, visant à rémunérer les activités réalisées en commun par les professionnels de santé y exerçant.
Cette société relève du régime des sociétés civiles, elle n’est donc pas imposée sur son bénéfice mais les associés sont soumis à l’IRPP.
Elle a donc été conçue pour répondre aux besoins des maisons de santé pluri-professionnelles.
La SISA peut avoir un objet simple (activité de coordination) ou un objet double (activité de coordination et de mise en commun de moyens).
Si elle a un objet simple, il faudra lui adosser une SCM pour la mise en commun de moyens. C’est une solution recommandée car plus aisée en matière de gestion et pour faire entrer d’autres professions dans la MSP par exemple.
La mise en commun de moyens
La Société Civile de Moyens (SCM)
La société civile de moyens est une personne morale dont l’objet est de mettre en commun des moyens (personnel, locaux, matériel, informatique etc.) et/ou des prestations de services.
Une SCM peut être constituée entre des membres de professions médicales et non médicales ; elle peut même être constituée entre une société d’exercice et des professionnels libéraux de différentes professions ou entre plusieurs sociétés d’exercice.
La société doit établir des comptes, tenir une comptabilité mais elle n’est pas imposée sur son résultat.
La SCM ne peut pas encaisser d’honoraires.
Les associés versent chaque mois une contribution permettant à la SCM d’assumer ses dépenses.
La rédaction d’un règlement intérieur est indispensable pour fixer les règles de fonctionnement de la société.
>> A noter
Dans les différentes sociétés d’exercice décrites dans la partie précédente, la mise en commun est de fait.
Ainsi, si des médecins sont organisés en société d’exercice (SCP ou SEL) et qu’ils souhaitent mettre en commun des moyens entre eux, ils n’ont pas besoin d’une SCM.
Par contre si les mêmes médecins de cette société d’exercice souhaitent mettre en commun des moyens avec d’autres professionnels de santé par exemple, ils devront constituer une SCM.
L’environnement juridique de l’exercice médical
L’acquisition d’un cabinet médical
> Aspects juridiques
Le médecin peut créer son cabinet ou acheter un cabinet existant.
L’achat d’un cabinet (patientèle, mobilier, matériel) est un acte juridique écrit conclu entre vendeur et acheteur et qui contient les conditions de la vente et notamment le prix et son paiement.
C’est un acte sous seing privé donc la rédaction de cet acte par un professionnel du droit est fortement conseillée mais pas obligatoire. En revanche s’il y a une vente d’immeuble associée, il ne peut être fait que par un professionnel, avocat ou notaire.
Il doit être communiqué au Conseil départemental de l’Ordre des médecins.
Attention : l’achat d’un cabinet qui emploie un(e) salarié(e), oblige le successeur à poursuivre le ou les contrats de travail en maintenant les conditions de ces contrats.
> Aspects fiscaux
L’acquisition d’un cabinet entraîne à la charge de l’acheteur, le paiement d’un droit de mutation à l’administration fiscale.
Attention : toute succession d’un médecin sans qu’il ait été établi un acte déclaré à l’administration fiscale peut être requalifié en mutation déguisée et entraîner le paiement du droit de mutation sur un prix estimé par l’administration fiscale.
Les locaux professionnels
> Locataire
>> Le bail professionnel
Le bail professionnel est le type de bail prévu par la loi pour les professions non commerciales.
Il doit être d’une durée minimale de 6 ans. Il n’y a pas de garantie de renouvellement.
Le bail doit être établi par écrit et transmis au Conseil départemental de l’Ordre des médecins.
>> Le bail commercial optionnel
Les médecins, qui ne sont pas commerçants, peuvent tout de même opter pour le statut des baux commerciaux.
Avantages : durée 9 ans, droit au renouvellement au bout des 9 ans, indemnité d’éviction si le bailleur refuse de renouveler le bail au bout des 9 ans. Le preneur a lui, la faculté de dénoncer le bail au bout de 3, 6, 9 ans. L’évolution du loyer est encadrée.
Les baux peuvent être rédigés par les parties elles-mêmes, un agent immobilier, un avocat ou un notaire. Nous conseillons de s’adresser à un professionnel du droit : un notaire ou un avocat.
> Propriétaire
Un médecin peut acheter seul un local pour son exercice professionnel.
La Société Civile Immobilière (SCI) a pour objet d’acheter à plusieurs un local professionnel. Les associés de la SCI ne sont pas obligatoirement de la même profession.
Ils concluent alors un bail avec la SCI.
La constitution d’une SCI n’est pas indispensable pour acheter des locaux professionnels.
Les salariés non médecins
Les médecins peuvent être amenés à employer du personnel tel qu’un(e) secrétaire, du personnel d’entretien du cabinet.
Ils doivent effectuer une déclaration préalable d’embauche, rédiger un contrat de travail, le faire signer au salarié. Le contrat régit les relations de travail, fixe la durée déterminée ou indéterminée, la durée à temps partiel ou complet, le salaire.
Pour un professionnel salarié les règles en matière de temps de travail, de répartition de ce temps de travail, de temps de congés payés, de salaire, etc., sont déterminées par le code du travail et la convention collective de la profession.
Ne jamais faire de contrat de travail seul, toujours le faire faire par un professionnel.
Les prestataires
Pour exercer, le médecin aura recours à différents prestataires comme par exemple : un informaticien, un fournisseur de logiciel métier, un secrétariat externalisé, une banque pour un terminal de cartes bancaires, etc.
Pour tous ces prestataires, il est indispensable qu’il y ait un contrat écrit.
Les contrats sont généralement proposés par le prestataire et comportent des conditions générales de vente. Il faut les lire attentivement et ne pas hésiter à les faire lire par un professionnel.
Le Règlement Général de Protection des Données personnelles (RGPD)
Le médecin, comme toute personne qui stocke des données personnelles doit en garantir une protection conforme au règlement ci-dessus.
Le CNOM, en partenariat avec la CNIL a édité en juin 2018 un guide à destination des médecins sur la protection des données personnelles : https://www.conseil-national.medecin.fr/node/3019.
Le médecin pour cela se fera remettre par son informaticien les documents nécessaires pour être en règle.
Conclusion
Les contrats, les sociétés existent pour vous aider à construire votre exercice professionnel comme vous le souhaitez, à vous protéger lors de la survenue des différents événements de la vie (accident, décès, dispute, divorce …).
Il est illusoire de penser que vous pourrez tout prévoir lors de la structuration de votre activité.
Notre conseil est de rester simple dans cette organisation. Écrivez vos objectifs de façon précise puis entourez-vous des bons professionnels.
Les professionnels du droit (avocats, notaires) sont les spécialistes de ces questions.
Il y a des situations simples où vous n’aurez pas besoin d’un professionnel (contrat de remplacement) mais d’un contrat type (site du Conseil national de l’Ordre des médecins) ; des situations intermédiaires où votre expert-comptable (si vous en avez un) pourra vous aider dans la rédaction d’un contrat (contrat de travail d’un salarié) ; et des situations un peu plus complexes où il est vraiment utile d’avoir l’aide d’un professionnel du droit expérimenté pour ne pas avoir de surprises en cas de problème.